Domande da fare prima di scrivere una proposta commerciale — la lista per consulenti e liberi professionisti

La maggior parte delle proposte commerciali che non convertono non fallisce per il prezzo. Fallisce perché il cliente le legge e ha la sensazione che potrebbero andare bene per chiunque. Non si sente capito. Non percepisce che chi l'ha scritta abbia davvero compreso la sua situazione.

Il problema nasce prima di mettere giù la prima parola: nel colloquio con il cliente, molti professionisti ascoltano poco e vendono molto. Escono dall'incontro con un'idea vaga di cosa serva e con la fretta di chiudere il lavoro. Il risultato è una proposta generica che non fa centro.

Questa lista di domande è pensata per uscire dal primo incontro con tutto il necessario per scrivere una proposta che il cliente senta scritta per lui — non per il mercato in generale.

Prima di tutto: la situazione e il contesto del cliente

Prima di capire il problema, bisogna capire il contesto in cui quel problema esiste.

Di cosa si occupa esattamente l'azienda o il cliente? Non il settore generico — il modello di business concreto, chi sono i loro clienti, come generano fatturato.
Cosa è successo di recente che lo ha portato a cercare aiuto adesso? Il detonante è importante. Una fusione, l'ingresso di un nuovo competitor, un cambio di management, un problema che non possono più ignorare — il detonante ti dice quanto è urgente il problema e quali emozioni sono in gioco.
Hanno già provato a risolvere il problema? Come? Perché non ha funzionato? È una delle domande più preziose. Se ci hanno già provato, sapere cosa è andato storto ti evita di proporre la stessa cosa — e ti dà argomenti per differenziarti.
Qual è la situazione attuale in numeri concreti? Fatturato, numero di clienti, dimensione del team, budget annuale. I dati di contesto ti permettono di calibrare la soluzione alla scala giusta.

Il problema reale da risolvere

I clienti descrivono spesso il sintomo, non la causa. Il tuo compito nel colloquio è scendere di un livello.

Qual è il problema principale — così come lo descrive il cliente stesso? Annotalo con le sue parole, non con le tue. Usarle nella proposta genera quella sensazione di "esatto, è quello di cui ho bisogno" che fa la differenza.
Cosa succede se il problema non viene risolto? Le conseguenze dell'inazione sono importanti quanto il problema stesso. Se non ci sono conseguenze chiare, non c'è nemmeno urgenza reale.
Ci sono altri problemi correlati che non sono ancora emersi? A volte il problema che il cliente cita è solo la punta dell'iceberg. Se percepisci che c'è di più, chiedi — non per allargare subito lo scope, ma per capire il quadro completo.
È questo il problema da risolvere, o ce n'è uno più importante dietro? Non sempre — ma capita che il cliente identifichi un problema secondario come quello principale. Una proposta che risolve il problema reale pesa infinitamente di più di una che affronta il sintomo.

Come appare il successo

Senza criteri di successo chiari, non puoi dimostrare nella proposta di essere in grado di raggiungerli.

Cosa dovrebbe essere successo in sei mesi perché il cliente dica che il lavoro ha avuto successo?
Ci sono indicatori concreti — KPI, numeri, scadenze? Più sono specifici, meglio è. "Migliorare la visibilità online" non è un criterio di successo — "portare il traffico organico da 2.000 a 6.000 sessioni mensili entro quattro mesi" lo è.
Chi all'interno dell'organizzazione si accorgerà del cambiamento per primo? Questo ti indica dove l'impatto è più visibile — e nella proposta puoi segnalarlo direttamente.
Ci sono criteri di successo impliciti, non dichiarati? A volte il cliente ha bisogno che il progetto vada bene perché è in gioco la sua reputazione interna, o perché c'è pressione dalla direzione. Se esiste, devi saperlo — non per sfruttarlo, ma per dimostrare di capire la dimensione reale dell'incarico.

Il budget disponibile

La domanda sul budget genera resistenza in molti professionisti. Eppure è quella che più li tutela.

Hanno un budget assegnato a questo progetto?
Qual è la fascia di investimento che hanno in mente?

Se il cliente ha 6.000 € disponibili e la tua soluzione adeguata ne costa 25.000 €, prima lo sai meglio è. Puoi proporre uno scope diverso, scaglionare il lavoro in fasi o declinare il progetto. Quello che non puoi permetterti è investire ore in una proposta che non ha possibilità reali.

Un modo per porre la domanda senza creare imbarazzo: "Per dimensionare bene la proposta, avete un budget di riferimento per questo progetto?"

Scadenze e date chiave

C'è una data limite per avviare il lavoro o per ottenere risultati? E se c'è, perché proprio quella data?
Entro quando devono prendere la decisione su con chi lavorare? Ti dice quanto tempo hai per preparare la proposta e quando fare il follow-up.
Ci sono eventi esterni che condizionano il calendario? Un lancio di prodotto, una fiera, la chiusura dell'esercizio fiscale, una presentazione agli investitori — il calendario del cliente condiziona il tuo.

Il processo decisionale

Questa sezione ti evita brutte sorprese nella fase finale.

Chi prende la decisione finale su questa commessa? È la persona con cui stai parlando, o ci sono altre figure che devono dare il loro assenso?
Quante persone stanno valutando proposte? C'è un processo formale con criteri definiti, o la decisione è più informale?
C'è qualcuno all'interno dell'organizzazione che ha già un fornitore preferito? Saperlo in anticipo non significa arrendersi — ma ti permette di sapere cosa devi contrastare nella tua proposta.
Qual è l'iter di approvazione interna una volta che decidono di lavorare con te? In aziende di medie e grandi dimensioni, la decisione tecnica e l'approvazione del budget sono cose distinte. Un contratto può richiedere settimane per essere formalizzato anche quando la scelta è già stata fatta.

Le obiezioni probabili

Identificare le obiezioni prima di scrivere la proposta ti permette di neutralizzarle nel documento stesso, invece di doverle gestire in difesa in seguito.

Cosa li preoccupa di più su un progetto di questo tipo? Rischio di implementazione, dipendenza da un fornitore esterno, interruzioni operative durante il processo.
Hanno avuto esperienze negative con fornitori precedenti su progetti simili? Se sono stati delusi in passato, devi affrontarlo direttamente — altrimenti l'ombra di quella esperienza peserà sulla tua proposta.
Cosa li potrebbe portare a scartarti? Chiederlo apertamente può sembrare azzardato, ma genera spesso risposte oneste — e le informazioni che ottieni valgono molto.

I criteri di valutazione

Come confronteranno le proposte che riceveranno? Prezzo, metodologia, esperienza nel settore, referenze, capacità di consegna rapida?
C'è un criterio che pesa più degli altri?

Se sai che il cliente mette il prezzo sopra tutto il resto, non dedicare dieci pagine alla metodologia — adatta lo scope per arrivare a un prezzo competitivo e spiegalo chiaramente. Se invece ciò che valorizzano di più è l'esperienza nel settore, le referenze pertinenti devono stare al centro della tua proposta.

Cosa fare se mancano alcune risposte

Non sempre è possibile ottenere tutte le informazioni nel primo incontro. A volte il cliente non le ha ancora, o non può condividerle in quella fase. In quel caso:

Chiedi le informazioni mancanti prima di inviare la proposta, non mentre la stai scrivendo. Una mail con due o tre domande precise genera rispetto professionale, non dubbi sulla tua competenza.
Dichiara esplicitamente le assunzioni su cui si basa la proposta. "Questa proposta assume che il team del cliente dedichi X ore mensili al progetto." Se cambia, cambiano scope e prezzo.
Proponi una prima fase di analisi e diagnosi se il problema non è ancora sufficientemente definito. È preferibile a impegnarsi su una soluzione prima di aver capito il problema in profondità.

Con tutte queste informazioni davanti, scrivere una proposta che colpisca il cliente nel segno è molto più semplice — e molto più probabile che si aggiudichi il lavoro. DraftYourBid ti guida attraverso queste domande e genera una proposta professionale in pochi minuti. Inizia qui →