Näin seuraat rakennustarjoustasi menettämättä asiakasta

Lähetit tarjouksen. Tapaaminen meni hyvin. Tilaaja vaikutti kiinnostuneelta. Ja sitten — hiljaisuus. Useimmat tarjoukset, jotka jäävät ilman vastausta, eivät ole hylättyjä. Ne ovat vain aktiivisesti päättämättä.

Oikea seuranta muuttaa pysähtyneen tarjouksen voitetuksi urakaksi — ilman että suhde kärsii.

Milloin otat yhteyttä tarjouksen jälkeen

Odota kolmesta viiteen arkipäivään ennen seurantaa. Nopeampi viestittää epätoivoa. Pidempi odottaminen antaa momentumin hälvetä.

Mainitsitko tapaamisessa ottavasi yhteyttä tiettynä päivänä? Pidä juuri siitä päivästä kiinni. Täsmällisyys viestii luotettavuudesta — ja luotettavuus on osa sitä, mitä tilaaja ostaa.

Mitä sanot ensimmäisessä seurannassa

Ensimmäinen yhteydenotto on tarkoitettu tarkistamaan tilanne, ei jälkijättöiseen muistutteluun. Tavoitteena on varmistaa, että tilaajalla on kaikki tarvittava päätöksentekoon — ei painostaa häntä päätökseen.

Yksinkertainen rakenne, joka toimii:

"Hei, otan yhteyttä [projektin] tarjoukseen liittyen. Halusin vain kysyä, tarvitsetteko lisätietoja jostakin tai onko teillä kysymyksiä aineistosta. Meillä olisi mahdollisuus aloittaa [aikaikkunalla], jos se sopii."

Se viestii sitoutumisesta ilman epätoivon tunnetta.

Toinen ja kolmas seuranta

Älä ota yhteyttä päivä päivältä. Rytmi joka toimii:

• Päivä 3–5: Ensimmäinen yhteydenotto — tarkista tarvitaanko lisätietoja
• Päivä 10–12: Toinen yhteydenotto — lyhyt, konkreettinen, tietyllä syyllä ("olemme varaamassa alihankkijoita ensi kuulle, halusin selvittää sisällytämmekö teidät")
• Päivä 20–25: Kolmas ja viimeinen yhteydenotto — kunnioittava lopetus ("jos olette valinneet toisen vaihtoehdon, se on toki ymmärrettävää — kuulette meistä mielellämme seuraavan projektin yhteydessä")

Kolme yhteydenottoa on sopiva määrä. Enemmän voi vahingoittaa suhdetta.

Miten luot etenemistä painostamatta

Helpoin tapa saada päätös: tee kyllä-sanomisesta helppoa.

• Tarjoa lyhyttä tapaamista avointen kysymysten käsittelyyn
• Ehdota aloituspäivämäärää — "meillä on mahdollisuus aloittaa viikolla 24, jos vahvistamme tällä viikolla"
• Mainitse jos on tekijöitä, jotka vaikuttavat hintaan odottamisen myötä — materiaalikustannusten nousu, varatut alihankkijat

Luo kiireellisyyttä todellisten olosuhteiden pohjalta — ei kuvitteellisten.

Jos vastaus viipyy tuntemattomasta syystä

Joskus tarjous ei ole unohtunut — mukana on sisäisiä prosesseja, useita päätöksentekijöitä tai budjettikysymyksiä. Kysy suoraan: "Onko jokin asia, joka pitää ratkaista ennen kuin voitte edetä?"

Se osoittaa kypsyyttä ja antaa sinulle tietoa, jonka kanssa voit työskennellä.

Käytä voitettuja tarjouksia parantaaksesi seurantaa

Parhaat seurantaviestit viittaavat johonkin konkreettiseen tarjouksessa. Kun sinulla on kokoelma vahvimmista tarjouksistasi, löydät nopeasti vakuuttavimman argumentin — ja voit käyttää sitä seurantaviestissä.

DraftYourBid auttaa sinua rakentamaan juuri sen kokoelman — lataa parhaat tarjouksesi ja käytä niitä uusien dokumenttien ja seurantaviestinnän pohjana.