Kysymykset asiakastapaamisen jälkeen — ennen kuin kirjoitat projektisuunnitelman tai ehdotuksen

Voittavan ja häviävän projektisuunnitelman tai liiketoimintaehdotuksen välillä on yksi ratkaiseva ero: asiakkaan ymmärtäminen. Tekniikka, menetelmät ja hinnoittelu voivat olla identtiset kilpailijoiden kanssa — mutta voittaja on lähes aina se, joka on selkeimmin osoittanut ymmärtävänsä asiakkaan todellisen tilanteen, ongelman ja tavoitteet.

Sitä et saavuta tapaamisen aikana. Sen saavutat kysymyksissä, joita esität tapaamisen jälkeen, ennen kuin alat kirjoittaa.

Tämä tarkistuslista on konsulteille, toimistoille ja freelancereille. Käy se läpi jokaisen asiakastapaamisen jälkeen, kun keskustelu on vielä tuoreessa muistissa.

1. Asiakkaan tilanne ja tausta

Ennen kuin ymmärrät ongelman, sinun täytyy ymmärtää konteksti.

• Kuinka kauan asiakkaalla on ollut tämä ongelma tai tarve?
• Ovatko he yrittäneet ratkaista sen aiemmin? Mitä tapahtui?
• Mitä tapahtui äskettäin, että he hakevat apua nyt — eivätkä kolme kuukautta sitten?
• Onko kyseessä sisäinen aloite vai hallituksen/johdon ajama asia?
• Mitä muita projekteja on käynnissä samanaikaisesti, jotka voivat vaikuttaa tähän toimeksiantoon?

Miksi tällä on merkitystä: Asiakkaat, jotka ovat aiemmin hakeneet apua ja epäonnistuneet, ovat skeptisempiä ja tarvitsevat enemmän luottamuksen rakentamista ehdotuksessa. Kun ymmärrät mikä laukaisi tarpeen, voit käsitellä juuri sen huolen.

2. Ratkaistava ongelma

Tämä on ydin. Ja hämmästyttävän usein asiakas kuvaa oireen eikä ongelmaa.

• Mikä ongelma on tarkalleen, asiakkaan omilla sanoilla ilmaistuna?
• Mitä tapahtuu, jos ongelmaa ei ratkaista — mitä seurauksia on vuoden kuluttua?
• Onko tämä ongelma, joka vaikuttaa koko organisaatioon vai tiettyyn osaan?
• Kuka kärsii tästä ongelmasta eniten tänään?
• Onko olemassa sisäisiä voimia, jotka aktiivisesti vastustavat muutosta?

Vinkki: Muotoile ongelma takaisin asiakkaalle omin sanoin ja pyydä vahvistus. "Mitä kuulen on, että… pitääkö tämä paikkansa?" Se osoittaa, että olet kuunnellut, ja paljastaa jos olet ymmärtänyt jotain väärin.

3. Miltä menestys näyttää — KPI:t ja tavoitteet

Mitä asiakas haluaa saavuttaa ja miten he mittaavat sitä on usein kaksi eri asiaa.

• Miltä menestys näyttää tässä projektissa — konkreettisesti ja mitattavasti?
• Mitä KPI:ta tai mittareita he jo käyttävät tänään, jotka ovat relevantteja?
• Kuka organisaatiossa päättää, oliko projekti onnistunut?
• Onko olemassa sisäinen määritelmä "riittävän hyvästä", vai tavoittelevatko he tiettyä tulosta?
• Millä aikajänteellä he odottavat näkevänsä tuloksia?

Miksi tällä on merkitystä: Jos et tiedä miten he mittaavat menestystä, et voi ehdotuksessa osoittaa miten siihen osallistut. Ehdotus ilman selkeää yhteyttä asiakkaan tavoitteisiin on heikko ehdotus.

4. Käytettävissä oleva budjetti

Budjettikysymys tuntuu kiusalliselta mutta on välttämätön. Yksinkertainen muotoilu toimii: "Jotta voisin suositella oikeaa lähestymistapaa — onko teillä budjettivaraus tähän projektiin?"

• Onko heillä hyväksytty budjettivaraus, ja mikä on suuruusluokka?
• Onko budjetti kiinteä vai onko joustoa, jos lisäarvo voidaan osoittaa?
• Kuka hyväksyy budjetin tämän tyyppiselle investoinnille?
• Ovatko he aiemmin investoineet vastaaviin projekteihin, ja paljonko he maksoivat silloin?

Jos he eivät halua jakaa budjettia: Anna vaihtoehtoisia skenaarioita ehdotuksessa — perus-, standardi- ja premium-lähestymistapa — ja anna heidän valita. Se ratkaisee budjettikeskustelun pakottamatta heitä paljastamaan lukuja.

5. Aikataulu ja tärkeät päivämäärät

• Mihin päivämäärään mennessä projektin täytyy olla valmis, ja miksi juuri sinä päivänä?
• Onko sisäisiä määräaikoja, jotka ohjaavat aikataulua (hallituksen kokous, lanseeraus, tilikausi)?
• Kuinka nopeasti he tarvitsevat päätöksen — ja onko riski, että he valitsevat kilpailijan, jos et vastaa nopeasti?
• Mitkä ajanjaksot ovat asiakkaalle vaikeita työskennellä intensiivisesti (loma, tilinpäätös, kampanjajaksot)?

Jos aikataulu on epärealistinen: Ehdota vaihtoehtoista järjestelyä. Parempi keskustella siitä nyt kuin toimittaa paineessa tai kompromissoidulla laadulla.

6. Päätöksentekoprosessi ja hyväksyjät

Tämä on tieto, jonka useimmat unohtavat kysyä — ja sitten ihmettelevät miksi ehdotus "jää jumiin".

• Kuka tekee lopullisen päätöksen edetä?
• Onko se yksi henkilö vai päätöstoimielin (hallitus, johtoryhmä, hankintakomitea)?
• Ketkä muut kuin yhteyshenkilösi lukevat ehdotuksen?
• Miltä päätöksentekoprosessi näyttää — onko sisäinen hyväksymisketju määräaikoineen?
• Onko jokin kilpailija jo suosiossa, ja jos on, millä perusteilla?

Käytännöllinen kysyttävä: "Jos päätämme edetä — mikä on seuraava askelenne?" Vastaus paljastaa päätöksentekoprosessin ilman, että sinun tarvitsee kysyä suoraan.

7. Todennäköiset vastalauseet

On parempi käsitellä vastalauseet ehdotuksessa kuin kohdata ne neuvotteluhuoneessa.

• Mikä on heidän suurin epäilyksensä ulkopuolisen kumppanin palkkaamisesta tähän?
• Onko heillä huonoja kokemuksia vastaavista projekteista tai toimittajista?
• Onko hinta ensisijainen huolenaihe, vai onko kyse riskistä, ajasta tai sisäisestä vastustuksesta?
• Mitä pitäisi olla toisin, jotta he tuntisivat olevansa täysin valmiita etenemään?

Miksi tällä on merkitystä: Vastalauseen, jonka tiedät, voit käsitellä ennakoivasti ehdotuksessa. Vastalause, josta et tiedä, iskee sinuun väärällä hetkellä.

8. Arviointikriteerit

• Miten he vertailevat ja arvioivat saamiaan ehdotuksia?
• Painottavatko he hintaa, osaamista, lähestymistapaa vai referenssejä eniten?
• Onko muodollisia arviointikriteerejä, vai onko kyseessä enemmän subjektiivinen päätös?
• Mikä on heille tärkeintä, että ehdotus sisältää?

Suora kysymys toimii: "Jos antaisit minulle vinkin siitä, mitä meidän pitäisi priorisoida ehdotuksessa — mikä se olisi?" Useimmat asiakkaat vastaavat siihen rehellisemmin kuin "mitä te arvioitte?"

Jos tietoa puuttuu — mitä teet?

On normaalia poistua kokouksesta epäselvien kohtien kanssa. Älä kirjoita ehdotusta ja toivo arvaavasi oikein. Tee sen sijaan yksi seuraavista:

1. Lähetä sähköpostitse jatkokysymys — täsmällinen ja helppo vastata, ei pitkä lista
2. Varaa lyhyt jatkokeskustelu — "Minulla on pari selventävää kysymystä ennen kuin aloitan kirjoittamisen"
3. Muotoile oletuksesi ehdotuksessa — "Olemme tässä ehdotuksessa lähteneet siitä, että X. Jos tilanne on erilainen, keskustelemme mielellämme räätälöidystä lähestymistavasta."

Arvauksiin perustuva ehdotus on ehdotus, joka joko osuu ohi — tai voittaa toimeksiannon mutta toimittaa väärän asian.

Yhteenveto

Ennen projektisuunnitelman tai liiketoimintaehdotuksen kirjoittamista sinulla tulee olla selkeä vastaus seuraaviin:

• Asiakkaan tilanne ja mikä laukaisi tarpeen nyt
• Todellinen ongelma, ei pelkkä oire
• Miltä menestys näyttää ja miten sitä mitataan (KPI:t)
• Käytettävissä oleva budjetti
• Aikataulu ja kriittiset päivämäärät
• Kuka päättää ja miten hyväksymisprosessi etenee
• Todennäköiset vastalauseet
• Miten he arvioivat ja valitsevat toimittajan

Tällä pohjalla kirjoitat ehdotuksen, joka osuu oikein — ja jota on vaikea jättää huomiotta.

DraftYourBid auttaa konsultteja ja toimistoja muuntamaan nämä tiedot ammattimaiseksi projektisuunnitelmaksi minuuteissa. Kokeile sitä seuraavassa toimeksiantoasi varten.

Luo projektisuunnitelmasi nyt →