Frågor att ställa kunden — innan du skriver ett projektförslag

Det finns en avgörande skillnad mellan ett projektförslag som vinner och ett som förlorar: förståelsen av kunden. Tekniken, metoderna och prissättningen kan vara identiska med konkurrenternas — men den som vinner är nästan alltid den som tydligast visat att de förstår kundens verkliga situation, problem och mål.

Det uppnår du inte under mötet. Det uppnår du i frågorna du ställer efter mötet, innan du börjar skriva.

Den här checklistan är till för konsulter, byråer och frilansare. Gå igenom den efter varje kundmöte, medan samtalet fortfarande är färskt i minnet.

1. Kundens situation och bakgrund

Innan du förstår problemet behöver du förstå sammanhanget.

• Hur länge har kunden haft det här problemet eller behovet?
• Har de försökt lösa det tidigare? Vad hände i så fall?
• Vad hände nyligen som fick dem att söka hjälp nu — och inte för tre månader sedan?
• Är det här ett internt initiativ eller något som styrelsen/ledningen driver?
• Vilka andra projekt pågår parallellt som kan påverka det här uppdraget?

Varför det spelar roll: Kunder som sökt hjälp tidigare och misslyckats är mer skeptiska och behöver mer förtroendesskapande i förslaget. Förstår du vad som utlöste behovet kan du adressera just den oro i förslaget.

2. Problemet som ska lösas

Det här är kärnan. Och det är förvånansvärt ofta som kunden beskriver symtomet snarare än problemet.

• Vad exakt är problemet, uttryckt i kundens egna ord?
• Vad händer om problemet inte löses — vad är konsekvenserna om ett år?
• Är det här ett problem som påverkar hela organisationen eller en specifik del?
• Vem lider mest av det här problemet i dag?
• Finns det interna krafter som aktivt motarbetar en förändring?

Tips: Omformulera problemet tillbaka till kunden med dina egna ord och be om bekräftelse. "Vad jag hör är att… stämmer det?" Det visar att du lyssnat och avslöjar om du missat något.

3. Hur framgång ser ut — KPI:er och mål

Vad kunden vill uppnå och hur de mäter det är ofta två olika saker.

• Hur ser framgång ut för det här projektet — konkret och mätbart?
• Vilka KPI:er eller mätvärden använder de redan i dag som är relevanta?
• Vem i organisationen avgör om projektet lyckades?
• Finns det en intern definition av "bra nog" eller är de ute efter ett specifikt resultat?
• På vilken tidshorisont förväntar de sig att se resultat?

Varför det spelar roll: Om du inte vet hur de mäter framgång kan du inte visa i förslaget hur du bidrar till det. Och ett förslag utan tydlig koppling till kundens mål är ett svagt förslag.

4. Tillgänglig budget

Budgetfrågan upplevs som obekväm men är nödvändig. En enkel formulering fungerar: "För att kunna rekommendera rätt approach — har ni ett budgetutrymme för det här projektet?"

• Har de ett godkänt budgetutrymme, och vad är storleksordningen?
• Är budgeten fast eller finns det flexibilitet om mervärd kan demonstreras?
• Vem godkänner budget för den här typen av investering?
• Har de redan investerat i liknande projekt och vad betalade de då?

Om de inte vill dela budget: Ge alternativa scenarier i förslaget — en grundläggande, en standard och en premium-approach — och låt dem välja. Det löser budgetsamtalet utan att tvinga dem att avslöja siffror.

5. Tidplan och viktiga datum

• Vilket datum behöver projektet vara klart, och varför just det datumet?
• Finns det interna deadlines som driver tidsplanen (styrelsemöte, lansering, räkenskapsår)?
• Hur snabbt behöver de ett beslut — och finns det risk att de väljer en konkurrent om du inte svarar snabbt?
• Vilka perioder är svåra för kunden att arbeta intensivt (semester, bokslut, kampanjperioder)?

Om deadline är orealistisk: Föreslå ett alternativt upplägg. Bättre att diskutera nu än att leverera under stress eller med kompromissad kvalitet.

6. Beslutsprocess och godkännare

Det här är information som de flesta glömmer att fråga om — och sedan förvånas över att förslaget "fastnar".

• Vem tar det slutliga beslutet om att gå vidare?
• Är det en person eller ett beslutsorgan (styrelse, ledningsgrupp, inköpskommitté)?
• Vilka andra än din kontaktperson kommer att läsa förslaget?
• Hur ser beslutsprocessen ut — finns det ett internt godkännandeflöde med tidsfrist?
• Har ni en konkurrent som redan är favorit, och i så fall på vilka grunder?

Praktisk fråga att ställa: "Om vi bestämmer oss för att gå vidare — vad är nästa steg på er sida?" Svaret avslöjar beslutsprocessen utan att du behöver fråga direkt.

7. Sannolika invändningar

Det är bättre att adressera invändningar i förslaget än att möta dem i förhandlingsrummet.

• Vad är deras största tvekan inför att anlita en extern partner för det här?
• Har de haft dåliga erfarenheter av liknande projekt eller liknande leverantörer?
• Är priset det primära bekymret, eller är det risk, tid eller internt motstånd?
• Vad skulle behöva stämma för att de ska känna sig helt trygga med att gå vidare?

Varför det spelar roll: En invändning du vet om kan du besvara proaktivt i förslaget. En invändning du inte vet om slår till vid fel tillfälle.

8. Utvärderingskriterier

• Hur kommer de att jämföra och utvärdera de förslag de fått?
• Väger de pris, kompetens, tillvägagångssätt eller referenser tyngst?
• Finns det formella utvärderingskriterier, eller är det ett mer subjektivt beslut?
• Vad är det viktigaste för dem att ett förslag innehåller?

Den direkta frågan fungerar: "Om du ska tipsa mig om vad vi ska prioritera i förslaget — vad skulle det vara?" De flesta kunder svarar mer ärligt på det än på "vad utvärderar ni?".

Om information saknas — vad gör du då?

Det är normalt att lämna ett möte med vita fläckar. Skriv inte förslaget och hoppas att du gissat rätt. Gör något av följande:

1. Skicka en uppföljningsfråga per mail — specifik och enkel att besvara, inte en lång lista
2. Boka ett kort uppföljningssamtal — "Jag har ett par klargörande frågor innan jag börjar skriva"
3. Formulera dina antaganden i förslaget — "Vi har i det här förslaget utgått från att X. Om situationen är annorlunda diskuterar vi gärna en anpassad approach."

Ett projektförslag som bygger på gissningar blir ett förslag som antingen missar målet — eller vinner uppdraget men levererar fel sak.

Sammanfattning

Innan du skriver ett projektförslag bör du ha klart svar på:

• Kundens situation och vad som drev behovet nu
• Det verkliga problemet, inte bara symptomet
• Hur framgång ser ut och mäts (KPI:er)
• Tillgänglig budget
• Tidplan och kritiska datum
• Vem som beslutar och hur godkännandeprocessen ser ut
• Sannolika invändningar
• Hur de utvärderar och väljer leverantör

Med det underlaget skriver du ett förslag som träffar rätt — och som är svårare att ignorera.

DraftYourBid hjälper konsulter och byråer att omvandla den här informationen till ett professionellt projektförslag på minuter. Prova med ditt nästa uppdrag.

Skapa ditt projektförslag nu →