Spørsmål du bør stille kunden — før du skriver et prosjektforslag

Det er én avgjørende forskjell mellom et prosjektforslag som vinner og et som taper: forståelsen av kunden. Teknikken, metodene og prissettingen kan være identiske med konkurrentenes — men den som vinner er nesten alltid den som tydeligst har vist at de forstår kundens virkelige situasjon, problem og mål.

Det oppnår du ikke under møtet. Det oppnår du i spørsmålene du stiller etter møtet, før du begynner å skrive.

Denne sjekklisten er for konsulenter, byråer og frilansere. Gå gjennom den etter hvert kundemøte, mens samtalen fortsatt er friskt i minnet.

1. Kundens situasjon og bakgrunn

Før du forstår problemet, trenger du å forstå sammenhengen.

• Hvor lenge har kunden hatt dette problemet eller behovet?
• Har de forsøkt å løse det tidligere? Hva skjedde i så fall?
• Hva skjedde nylig som fikk dem til å søke hjelp nå — og ikke for tre måneder siden?
• Er dette et internt initiativ, eller er det noe styret/ledelsen driver?
• Hvilke andre prosjekter pågår parallelt som kan påvirke dette oppdraget?

Hvorfor det spiller en rolle: Kunder som har søkt hjelp tidligere og mislyktes, er mer skeptiske og trenger mer tillitsbygging i forslaget. Forstår du hva som utløste behovet, kan du adressere nettopp den bekymringen.

2. Problemet som skal løses

Dette er kjernen. Og overraskende ofte beskriver kunden symptomet snarere enn problemet.

• Hva er problemet, uttrykt med kundens egne ord?
• Hva skjer hvis problemet ikke løses — hva er konsekvensene om ett år?
• Er dette et problem som påvirker hele organisasjonen eller en spesifikk del?
• Hvem lider mest av dette problemet i dag?
• Finnes det interne krefter som aktivt motarbeider en endring?

Tips: Omformuler problemet tilbake til kunden med dine egne ord og be om bekreftelse. «Det jeg hører er at… stemmer det?» Det viser at du har lyttet og avdekker om du har misforstått noe.

3. Hva suksess ser ut som — KPI-er og mål

Hva kunden vil oppnå og hvordan de måler det er ofte to forskjellige ting.

• Hvordan ser suksess ut for dette prosjektet — konkret og målbart?
• Hvilke KPI-er eller måltall bruker de allerede i dag som er relevante?
• Hvem i organisasjonen avgjør om prosjektet var vellykket?
• Finnes det en intern definisjon av «godt nok», eller er de ute etter et spesifikt resultat?
• På hvilken tidshorisont forventer de å se resultater?

Hvorfor det spiller en rolle: Hvis du ikke vet hvordan de måler suksess, kan du ikke vise i forslaget hvordan du bidrar til det. Et forslag uten tydelig kobling til kundens mål er et svakt forslag.

4. Tilgjengelig budsjett

Budsjettspørsmålet oppleves som ubehagelig, men er nødvendig. En enkel formulering fungerer godt: «For å kunne anbefale riktig tilnærming — har dere et budsjettrom for dette prosjektet?»

• Har de et godkjent budsjettrom, og hva er størrelsesordenen?
• Er budsjettet fast, eller er det fleksibilitet hvis merverdi kan demonstreres?
• Hvem godkjenner budsjett for denne typen investering?
• Har de allerede investert i lignende prosjekter, og hva betalte de da?

Hvis de ikke vil dele budsjett: Gi alternative scenarier i forslaget — en grunnleggende, en standard og en premium-tilnærming — og la dem velge. Det løser budsjettsamtalen uten å tvinge dem til å røpe tall.

5. Tidslinje og viktige datoer

• Hvilken dato trenger prosjektet å være ferdig, og hvorfor akkurat den datoen?
• Er det interne deadlines som driver tidsplanen (styremøte, lansering, regnskapsår)?
• Hvor raskt trenger de en beslutning — og er det risiko for at de velger en konkurrent hvis du ikke svarer raskt?
• Hvilke perioder er vanskelige for kunden å jobbe intensivt (ferie, årsregnskap, kampanjeperioder)?

Hvis tidsplanen er urealistisk: Foreslå et alternativt opplegg. Bedre å diskutere det nå enn å levere under press eller med kompromittert kvalitet.

6. Beslutningsprosess og godkjennere

Dette er informasjon de fleste glemmer å spørre om — og siden forundres over at forslaget «setter seg fast».

• Hvem tar den endelige beslutningen om å gå videre?
• Er det én person eller et beslutningsorgan (styre, ledelsesgruppe, innkjøpskomité)?
• Hvem andre enn din kontaktperson vil lese forslaget?
• Hvordan ser beslutningsprosessen ut — er det et internt godkjenningsforløp med frist?
• Er det en konkurrent som allerede er favoritt, og i så fall på hvilke grunnlag?

Praktisk spørsmål å stille: «Hvis vi bestemmer oss for å gå videre — hva er neste steg på deres side?» Svaret avdekker beslutningsprosessen uten at du trenger å spørre direkte.

7. Sannsynlige innvendinger

Det er bedre å adressere innvendinger i forslaget enn å møte dem i forhandlingsrommet.

• Hva er deres største betenkelighet med å engasjere en ekstern partner for dette?
• Har de hatt dårlige erfaringer med lignende prosjekter eller leverandører?
• Er prisen den primære bekymringen, eller handler det om risiko, tid eller intern motstand?
• Hva ville måtte stemme for at de skulle føle seg helt trygge med å gå videre?

Hvorfor det spiller en rolle: En innvending du kjenner til kan du besvare proaktivt i forslaget. En innvending du ikke kjenner til, treffer deg på feil tidspunkt.

8. Evalueringskriterier

• Hvordan vil de sammenligne og evaluere forslagene de har mottatt?
• Veier de pris, kompetanse, tilnærming eller referanser tyngst?
• Er det formelle evalueringskriterier, eller er det en mer subjektiv beslutning?
• Hva er det viktigste for dem at et forslag inneholder?

Det direkte spørsmålet fungerer: «Hvis du skulle gi meg et tips om hva vi bør prioritere i forslaget — hva ville det vært?» De fleste kunder svarer mer ærlig på det enn på «hva evaluerer dere?»

Hvis informasjon mangler — hva gjør du da?

Det er normalt å forlate et møte med noen uavklarte punkter. Skriv ikke forslaget og håp at du har gjettet riktig. Gjør i stedet ett av følgende:

1. Send et oppfølgingsspørsmål på e-post — spesifikt og enkelt å svare på, ikke en lang liste
2. Book en kort oppfølgingssamtale — «Jeg har et par avklarende spørsmål før jeg begynner å skrive»
3. Formuler antagelsene dine i forslaget — «Vi har i dette forslaget lagt til grunn at X. Hvis situasjonen er annerledes diskuterer vi gjerne en tilpasset tilnærming.»

Et prosjektforslag som bygger på gjetninger, blir et forslag som enten bommer — eller vinner oppdraget men leverer feil ting.

Oppsummering

Før du skriver et prosjektforslag, bør du ha klare svar på:

• Kundens situasjon og hva som utløste behovet nå
• Det egentlige problemet, ikke bare symptomet
• Hvordan suksess ser ut og måles (KPI-er)
• Tilgjengelig budsjett
• Tidslinje og kritiske datoer
• Hvem som bestemmer og hvordan godkjenningsprosessen ser ut
• Sannsynlige innvendinger
• Hvordan de evaluerer og velger leverandør

Med det underlaget skriver du et forslag som treffer riktig — og som er vanskeligere å ignorere.

DraftYourBid hjelper konsulenter og byråer med å omsette denne informasjonen til et profesjonelt prosjektforslag på minutter. Prøv det med ditt neste oppdrag.

Lag prosjektforslaget ditt nå →