Spørgsmål du bør stille kunden — inden du skriver et projektforslag

Der er én afgørende forskel på et projektforslag, der vinder, og et der taber: forståelsen af kunden. Teknikken, metoderne og prissætningen kan være identisk med konkurrenternes — men den der vinder, er næsten altid den, der tydeligst har vist, at de forstår kundens virkelige situation, problem og mål.

Det opnår du ikke under mødet. Det opnår du ved de spørgsmål, du stiller efter mødet, inden du begynder at skrive.

Denne tjekliste er for konsulenter, bureauer og freelancere. Gå den igennem efter hvert kundemøde, mens samtalen stadig sidder frisk i hukommelsen.

1. Kundens situation og baggrund

Inden du forstår problemet, skal du forstå sammenhængen.

• Hvor længe har kunden haft dette problem eller behov?
• Har de forsøgt at løse det tidligere? Hvad skete der i givet fald?
• Hvad skete der for nylig, der fik dem til at søge hjælp nu — og ikke for tre måneder siden?
• Er det et internt initiativ, eller er det noget bestyrelsen/ledelsen driver?
• Hvilke andre projekter kører parallelt, og som kan påvirke dette opdrag?

Hvorfor det er vigtigt: Kunder, der tidligere har søgt hjælp og fejlet, er mere skeptiske og kræver mere tillidsopbygning i forslaget. Forstår du, hvad der udløste behovet, kan du adressere præcis den bekymring.

2. Problemet der skal løses

Dette er kernen. Og overraskende ofte beskriver kunden symptomet snarere end problemet.

• Hvad er problemet egentlig, udtrykt i kundens egne ord?
• Hvad sker der, hvis problemet ikke løses — hvad er konsekvenserne om ét år?
• Er det et problem, der påvirker hele organisationen, eller en specifik del?
• Hvem lider mest af dette problem i dag?
• Er der interne kræfter, der aktivt modvirker en forandring?

Tip: Omformuler problemet til kunden med dine egne ord og bed om bekræftelse. "Det jeg hører er, at… passer det?" Det viser, at du har lyttet, og afslører om du har misforstået noget.

3. Hvad succes ser ud som — KPI'er og mål

Hvad kunden vil opnå, og hvordan de måler det, er ofte to forskellige ting.

• Hvordan ser succes ud for dette projekt — konkret og målbart?
• Hvilke KPI'er eller måletal bruger de allerede i dag, som er relevante?
• Hvem i organisationen afgør, om projektet var en succes?
• Er der en intern definition af "godt nok", eller er de ude efter et specifikt resultat?
• På hvilken tidshorisont forventer de at se resultater?

Hvorfor det er vigtigt: Hvis du ikke ved, hvordan de måler succes, kan du ikke i forslaget vise, hvordan du bidrager til det. Et forslag uden tydelig kobling til kundens mål er et svagt forslag.

4. Tilgængeligt budget

Budgetspørgsmålet føles ubehageligt, men er nødvendigt. En enkel formulering virker: "For at kunne anbefale den rette tilgang — har I et budgetrum til dette projekt?"

• Har de et godkendt budgetrum, og hvad er størrelsesordenen?
• Er budgettet fast, eller er der fleksibilitet, hvis merværdi kan dokumenteres?
• Hvem godkender budget til denne type investering?
• Har de tidligere investeret i lignende projekter, og hvad betalte de dengang?

Hvis de ikke vil dele budget: Giv alternative scenarier i forslaget — en grundlæggende, en standard og en premium-tilgang — og lad dem vælge. Det løser budgetsamtalen uden at tvinge dem til at afsløre tal.

5. Tidslinje og vigtige datoer

• Hvilken dato skal projektet være færdigt, og hvorfor netop den dato?
• Er der interne deadlines, der driver tidsplanen (bestyrelsesmøde, lancering, regnskabsår)?
• Hvor hurtigt har de brug for en beslutning — og er der risiko for, at de vælger en konkurrent, hvis du ikke svarer hurtigt?
• Hvilke perioder er vanskelige for kunden at arbejde intensivt (ferie, årsregnskab, kampagneperioder)?

Hvis tidsplanen er urealistisk: Foreslå en alternativ tilgang. Bedre at diskutere det nu end at levere under pres eller med kompromitteret kvalitet.

6. Beslutningsproces og godkendere

Dette er information, de fleste glemmer at spørge om — og siden undres over, at forslaget "sidder fast".

• Hvem træffer den endelige beslutning om at gå videre?
• Er det én person eller et beslutningsorgan (bestyrelse, ledelsesgruppe, indkøbskomité)?
• Hvem andre end din kontaktperson vil læse forslaget?
• Hvordan ser beslutningsprocessen ud — er der et internt godkendelsesforløb med frist?
• Er der en konkurrent, der allerede er favorit, og i givet fald på hvilke grunde?

Praktisk spørgsmål at stille: "Hvis vi beslutter os for at gå videre — hvad er næste skridt på jeres side?" Svaret afslører beslutningsprocessen uden, at du behøver spørge direkte.

7. Sandsynlige indvendinger

Det er bedre at adressere indvendinger i forslaget end at møde dem i forhandlingsrummet.

• Hvad er deres største betænkelighed ved at engagere en ekstern partner til dette?
• Har de haft dårlige erfaringer med lignende projekter eller leverandører?
• Er prisen den primære bekymring, eller handler det om risiko, tid eller intern modstand?
• Hvad skulle der til for, at de følte sig helt trygge ved at gå videre?

Hvorfor det er vigtigt: En indvending du kender til, kan du besvare proaktivt i forslaget. En indvending du ikke kender til, rammer dig på det forkerte tidspunkt.

8. Evalueringskriterier

• Hvordan vil de sammenligne og evaluere de forslag, de har modtaget?
• Vejer de pris, kompetence, tilgang eller referencer tungest?
• Er der formelle evalueringskriterier, eller er det en mere subjektiv beslutning?
• Hvad er det vigtigste for dem, at et forslag indeholder?

Det direkte spørgsmål virker: "Hvis du skulle give mig et tip til, hvad vi bør prioritere i forslaget — hvad ville det være?" De fleste kunder svarer mere ærligt på det end på "hvad evaluerer I?"

Hvis information mangler — hvad gør du så?

Det er normalt at forlade et møde med nogle uafklarede punkter. Skriv ikke forslaget og håb på, at du har gættet rigtigt. Gør i stedet ét af følgende:

1. Send et opfølgningsspørgsmål på mail — specifikt og nemt at besvare, ikke en lang liste
2. Book en kort opfølgningssamtale — "Jeg har et par afklarende spørgsmål, inden jeg begynder at skrive"
3. Formuler dine antagelser i forslaget — "Vi har i dette forslag lagt til grund, at X. Hvis situationen er anderledes, drøfter vi gerne en tilpasset tilgang."

Et projektforslag, der bygger på gætværk, bliver et forslag, der enten rammer forbi — eller vinder opgaven men leverer det forkerte.

Opsummering

Inden du skriver et projektforslag, bør du have klare svar på:

• Kundens situation og hvad der udløste behovet nu
• Det egentlige problem, ikke blot symptomet
• Hvordan succes ser ud og måles (KPI'er)
• Tilgængeligt budget
• Tidslinje og kritiske datoer
• Hvem der beslutter, og hvordan godkendelsesprocessen ser ud
• Sandsynlige indvendinger
• Hvordan de evaluerer og vælger leverandør

Med det grundlag skriver du et forslag, der rammer rigtigt — og som er svært at ignorere.

DraftYourBid hjælper konsulenter og bureauer med at omsætte denne information til et professionelt projektforslag på få minutter. Prøv det med din næste opgave.

Lav dit projektforslag nu →